ESCRIBIENDO ESPECIFICACIONES

INTRODUCCIÓN

RECOPILANDO INFORMACIÓN

PREPARANDO EL ESQUEMA DE LA SECCION DE ESPECIFICACIONES

Decisiones procesales básicas

FORMATO

Formas de especificar

El idioma de la especificación

Trato directo con el contratista

Terminología

Referencias cruzadas

SELECCIÓN DEL PRODUCTO

ESPECIFICANDO LA MANO DE OBRA

CONSIDERACIONES A SER TOMADAS EN CUENTAAL ESCRIBIR

Implicancias económicas de cada elección

La estructura de los gremios de la construcción

Conocimiento de las condiciones de la industria de la construcción

RESUMEN

INTRODUCCION

Las especificaciones pueden ser producidas de distintas maneras y los procedimientos en los estudios varían dependiendo del tipo de trabajo realizado, la cantidad de especificaciones producidas y el tamaño del estudio.

• Los estudios pequeños generalmente utilizan a uno de sus socios para escribir las especificaciones durante parte de su tiempo.
  
• Los estudios grandes generalmente emplean una persona de tiempo parcial.
  
• Puede utilizarse la forma de trabajo en equipo con una persona coordinando los escritos de varias personas trabajando en el mismo proyecto (Asesores especialistas).
  
• Se puede emplear un asesor especialista en especificaciones para aquellos proyectos que requieran cierta especialización o para escribir especificaciones para todos los proyectos diseñados por el estudio, quien a su vez coordina a los Asesores especialistas.

Las técnicas utilizadas en la preparación de especificaciones generalmente implican el desarrollo de secciones partiendo de material básico de referencia y/o ya disponible o produciendo secciones a partir del ordenador de rubros. Este proceso es descripto en "El Manual" y sus anexos.

La base en la preparación de un juego de especificaciones es la sección individual. Sin tomar en cuenta quién escribe las secciones de especificaciones o cómo se desarrollan, los productos deben ser investigados, seleccionados y especificados en forma clara y consecuente. Este anexo: "Escribiendo especificaciones", examina estos aspectos de la redacción de una sección de especificaciones.

RECOPILANDO INFORMACIÓN

Antes de empezar a escribir una sección de especificaciones, el arquitecto/ingeniero debe tener la información correspondiente a esa sección. Se requieren dos tipos de información. La primera es información referida a las necesidades del proyecto especifico, que pueden obtenerse de:

• Los planos generales y de detalle.
  
• Un anotador de especificaciones o lista de chequeo que registra productos seleccionados por el arquitecto/ingeniero.
  
• Una descripción preliminar del proyecto o una especificación general preparada de antemano.
  
• Códigos de edificación y otras legislaciones que tienen que tomarse en cuenta.

El segundo tipo de información está constituido por material de consulta referido a los productos o métodos de construcción que pueden aplicarse a esa sección de especificaciones en particular.

Las fuentes incluyen:

• Las especificaciones para proyectos de construcción similares donde se utilizaron los mismos productos y métodos.
  
• Información del fabricante a través de fuentes electrónicas o de literatura impresa incluyendo manuales, catálogos, y folletos.
  
• Guías, panfletos, y otro material educacional o de referencia publicados por asociaciones comerciales cuyos socios son fabricantes, productores e instaladores.
  
• Reuniones con representantes de los fabricantes quienes proveen información técnica.
  
• Normas de referencia disponibles en asociaciones comerciales y asociaciones de normas nacionales (IRAM).
  
• Información disponible en asociaciones profesionales como el CPAU.
  
• Información disponible de contratistas, sub contratistas, personas del ramo y consultores especiales.
  
• La experiencia individual de los integrantes del equipo del proyecto.

Las copias de especificaciones de proyectos anteriores solo deben utilizarse como referencias y no deben reproducirse para un proyecto nuevo. Las especificaciones anteriores pueden no contener las opciones necesarias de materiales o técnicas, y pueden haber cambiado desde que se escribieron o el producto puede no estar disponible.

Los catálogos de fabricantes y material de referencia de las asociaciones comerciales son algunas de las principales fuentes del especificador. Muchos fabricantes ofrecen especificaciones patentadas, pero estas deben leerse muy cuidadosamente para determinar si son parciales y si contienen toda la información necesaria.

Si la información sobre una especificación requerida no esta disponible en archivos o catálogos, es importante solicitarla del representante del fabricante. No debe demorarse en hacer estos pedidos ya que a veces la información tarda mucho tiempo en llegar.

PREPARANDO EL ESQUEMA DE LA SECCION DE ESPECIFICACIONES

Decisiones procésales básicas

Se requieren varias decisiones al comenzar el desarrollo de una sección de especificaciones. Estas preguntas deben resolverse antes de comenzar el trabajo sobre las especificaciones. En pequeños proyectos de limitado alcance, en trabajos de remodelación y en trabajos bajo el control de un comitente constructor, puede tomarse la decisión de usar una lista reducida de especificaciones o de registrar únicamente la selección y requerimiento de productos básicos. Inversamente, puede necesitarse un lenguaje muy detallado para ciertas secciones donde los requerimientos son críticos o han sido sujeto a una investigación extensa. Los pedidos específicos o limitaciones impuestas por el comitente deben estudiarse en este momento, conjuntamente con las necesidades impuestas por fuentes externas como, por ejemplo, agencias de regulación.

FORMATO

Toda la información reunida para una sección debe colocarse en el formato de tres partes indicado en "Formato de Sección", que es un anexo de "El Manual". El delineamiento general contenido en ese documento también puede servir como lista de chequeo para escribir y organizar la información. El formato de tres secciones provee coherencia en la presentación de información y al mismo tiempo permite flexibilidad en su adaptación a una gran variedad de proyectos de construcción.

Para asegurar un fácil acceso, solo debe encararse un requerimiento o una acción especifica en cada articulo, párrafo o sub párrafo para facilitar así los cambios que sean necesarios, modificando o eliminando los temas con un mínimo de alteración en los demás textos.

Formas de especificar

También debe decidirse acerca de la forma apropiada de especificar: descriptiva, referida a la prestación, al estándar de referencia o transcribiendo una especificación patentada. Algunas veces más de un método aparecerá en la misma especificación o hasta dentro de la misma sección.

El idioma de la especificación

Redactar una buena especificación requiere el uso correcto del vocabulario y gramática mediante una correcta construcción de oraciones y párrafos. Siempre deben usarse los principios de una comunicación efectiva detallados en "El Manual". Es necesario ser claro, correcto, completo y conciso.

El mismo modo gramatical debe generalmente mantenerse a través de toda la especificación. El uso coherente de la terminología y el idioma contribuye a una mejor comunicación. Se evitará repetir o duplicar requerimientos contenidos en otras partes del pliego de especificaciones técnicas.

Trato directo con el contratista

Ya que el Contratista y el Comitente son las únicas partes del acuerdo Comitente- Contratista, todas las instrucciones serán dirigidas al Contratista. Las palabras "el Contratista deberá" son generalmente mitidas, pero pueden agregarse para mayor claridad cuando ambas partes del contrato son mencionadas en el mismo articulo o párrafo. No debe dirigirse individualmente a subcontratistas o proveedores.

Terminología

Para un uso correcto de términos técnicos los diccionarios técnicos y las normas IRAM sobre terminología deberían servir de guía. El uso coherente de términos ayudará a minimizar la confusión y la ambigüedad. Cada estudio deberá desarrollar su propia lista de términos para los materiales, métodos y técnicas y usarlas en forma coherente tanto en los planos como en las especificaciones. Deben emplearse los términos de uso corriente en el campo de la construcción No deben usarse como sinónimos los nombres específicos de los materielas y equipos y las diferentes denominaciones comerciales de los mismos.

Referencias cruzadas

Las secciones de las especificaciones que correspondan deben ser referenciadas entre sí para una correcta coordinación de los requerimientos. Estas referencias deben hacerse mencionando al número de sección en lugar de referirse al articulo o número de página, ya que estos pueden variar en subsiguientes revisiones de las especificaciones.

SELECCION DEL PRODUCTO

La selección se basará en la evaluación de los productos derivados de los requerimientos del proyecto.

Una vez que se determine cuáles serán los productos genéricos, cada tipo debe ser investigado para obtener posibles fuentes de información. Si hay más de un fabricante de un producto, hay que investigar a varios fabricantes para determinar su aceptabilidad. Hay varios factores a tomar en cuenta al evaluar un producto.

• El Producto: Verificar si el producto es aceptable para el proyecto en todo sus aspectos. ¿Es aceptable funcional y visualmente? ¿Cúales son sus limitaciones? ¿Es compatible con otros productos a ser utilizados? ¿Es de fácil disponibilidad? ¿Hasta qué punto es garantizado? ¿Cuál es la vida probable y las necesidades de mantenimiento del producto? ¿Cumple con los requerimientos de los códigos y normas?
  
• El Fabricante: A veces es tan importante como el producto en si, ya que mucha de la información y de las recomendaciones acerca del producto y su aplicación deben venir del fabricante, por lo tanto este debe tener una muy buena reputación. ¿Que servicios técnicos provee el fabricante y pueden ser estos obtenidos localmente? ¿Los planos de detalles están correctamente preparados? ¿Los pedidos son entregados en tiempo y supervisados durante su instalación? ¿Cómo se maneja el fabricante en cuanto a fallas y problemas que involucren a sus productos?
  
• La Instalación: Estudiar las indicaciones del fabricante para la instalación. ¿Cubren las condiciones particulares del proyecto? ¿Hay métodos alternativos que deben ser indicados en las especificaciones? Se debe considerar la disponibilidad de mano de obra experimentada y la complejidad de la instalación. ¿Cuáles son los requerimientos de preparación y terminación?
  
• El Costo: Si un material es barato no significa que su instalación también lo sea, o vice versa. También se deben considerar los costos de mantenimiento y operación. El costo inicial no debería ser el único factor al seleccionar un producto, sino el costo global.

ESPECIFICANDO LA MANO DE OBRA

La mano de obra puede dividirse en dos categorías principales:

• La mano de obra aplicada a la fabricación de los productos.
• La mano de obra relacionada con la aplicación o la colocación y el montaje de los productos.

No debe confundirse la mano de obra utilizada en la fabricación del producto con la calidad de los materiales utilizados en los productos. Aunque la calidad depende de los materiales, también es afectada por el trabajo de hombres y maquinas. Por lo tanto, es una combinación de la calidad de los materiales y trabajo cuyo resultado es la calidad final del producto.

La mano de obra relacionada con la aplicación, instalación y montaje de productos es de igual importancia para asegurar una buena construcción. Es en esta área que el conocimiento y la experiencia del arquitecto/ingeniero puede ser de especial valor.

Al especificar la mano de obra, debe tenerse cuidado al hacer la distinción entre los ítems de producción e instalación. Cada requerimiento debe indicarse bajo el encabezamiento apropiado en la sección de especificaciones; mano de obra del producto bajo PARTE 2 PRODUCTOS y mano de obra o colocación bajo PARTE 3 EJECUCION. Los datos del producto generalmente contienen una información adecuada para la PARTE 2; sin embargo, la instalación, aplicación o montaje es de igual importancia y requiere especial atención.

Hay que reconocer que los proyectos de construcción se componen de muchos elementos inter-relacionados y que cada producto puede requerir mano de obra especializada para hacerlo parte integral del proyecto. Las especificaciones de mano de obra deben hacerse de una manera apropiada a las necesidades del proyecto. Los requerimientos deben ser razonables. Las necesidades del proyecto deben ser especificadas sin exigir el cumplimiento de normas inalcanzables o estándares que excedan los requeridos por el tipo y calidad del proyecto total.

Las especificaciones de mano de obra pueden ser ambiguas si no se describen adecuadamente. Se deben hacer enunciados positivos y evitar generalidades tales como" la mejor mano de obra posible". La palabra "mejor" tiene muchas interpretaciones para los contratistas, subcontratistas, y proveedores que leen las especificaciones. No importa cuán buena es la mano de obra dada a determinado ítem, ¿alguna vez es verdaderamente la mejor? Los métodos más apropiados para obtener los niveles de ejecución deseados incluyen:

• Referencias a normas y estándares aplicables.
• Referencias a los requerimientos de mano de obra especializada de asociaciones de gremios.
• Requerimientos referidos a pruebas a las que deba ser sometido el trabajo de acuerdo a normas establecidas.
• Requerimientos de muestras, modelos o prototipos, cuando sean necesarios, para establecer un nivel aceptable de calidad y servir de base para juzgar el trabajo subsiguiente.
• Establecer requerimientos de inspección.

CONSIDERACIONES A SER TOMADAS EN CUENTA AL ESCRIBIR

Implicancias económicas de cada elección

En gran medida es a criterio del arquitecto/ingeniero que se fija la calidad y, por lo tanto, el costo de muchos de los ítems de un proyecto. El arquitecto/ingeniero debe conocer el impacto económico de los requerimientos establecidos en las especificaciones. Algunos arquitecto/ingeniero no logran distinguir entre las calidades disponibles de un material dado, de acuerdo a su uso. Por ejemplo, la calidad de madera de lapacho especificada para un manijón de una puerta de entrada y la tira de lapacho que se usara en el borde del pavimento de un estacionamiento no debería ser la misma. Se deben evitar requerimientos muy amplios y/o de altos costos para ítems que no son críticos para el éxito del proyecto.

La estructura de los gremios de la construcción

Cuando uno organiza y escribe las secciones de especificación, es útil considerar los gremios involucrados en las diferentes partes de la construcción y que abarca a cada uno de ellos en su prestación. Si no, pueden quedar muchos trabajos en "tierra de nadie". Por ejemplo, tareas de albañilería que son necesarias para la ejecución de las instalaciones. El arquitecto/ingeniero no necesitará crear numerosas pequeñas secciones para evitar no mezclar los gremios de trabajos menores. Este es un área donde la coordinación de especificaciones es esencial, incluyendo el uso de la División 1 - Condiciones Generales y el listado de secciones relacionadas.

Conocimiento de las condiciones de la industria de la construcción

El arquitecto/ingeniero debería considerar la disponibilidad de los productos que se especifican. Un producto disponible hoy puede no estarlo dentro de unos meses cuando el proyecto esté en construcción. De la misma manera, algunos productos requieren un largo plazo de entrega y no son apropiados para proyectos con un periodo corto de construcción o cuando es muy importante una temprana finalización de la construcción de acuerdo al proyecto. Si el arquitecto/ingeniero conoce ítems que sufren grandes oscilaciones de precio, este factor debe ser tomado en cuenta al seleccionar los productos.

Otro factor importante es la disponibilidad de mano de obra capacitada dentro de ciertas zonas geográficas. No seria apropiado especificar una técnica de construcción especializada para un proyecto situado en una zona donde no hay disponibilidad de los trabajadores especializados para hacer el trabajo.

RESUMEN

Este anexo se refiere a la redacción y escritura de una sección de una especificación. Aunque se hace referencia a "escribir" una especificación, la mayoría de las especificaciones se obtienen de un banco de datos que se ha ido formando a través del tiempo. Un arquitecto/ingeniero debe depender de mucha información. Los archivos de referencia técnica son herramientas vitales de trabajo. Si la información es almacenada y recuperada manual o electrónicamente con rapidez, el proceso básico de analizar los requerimientos de un proyecto, evaluar los productos y decidir que requerimientos a incluir.